8 FRAGEN ZUR IDENTIFIZIERUNG UND BESEITIGUNG VON RISIKEN IN IHREN IT-PROJEKTEN
Corinna Wagner
12. Oktober 2021
Alle Projekte sind mit Risiken verbunden. Große Projekte zur Umstrukturierung von Unternehmen scheinen jedoch mehr als andere zu straucheln: 50 % der Projekte werden nicht fristgerecht und nicht innerhalb des Budgets abgeschlossen.
Um dem entgegenzuwirken stehen die INNEX-Experten Ihnen beratend zur Seite.
Im Folgenden finden Sie acht wichtige Fragen, die Sie sich zu Beginn eines jeden Projekts stellen sollten, um das Risiko zu verringern und die Transformation zu Ihrer Zufriedenheit durchzuführen.
1. Was sind die KPIs und Ziele Ihres Projekts?
Es ist leicht, sich auf die operativen Aspekte zu konzentrieren, aber sind Ihre KPIs mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens vereinbar? Fragen Sie sich, ob dieses Umgestaltungsprojekt die in unserem Unternehmensbericht definierten Schwerpunktbereiche unterstützen wird.
In der Praxis bedeutet dies, dass Sie ganz oben mit Ihren strategischen Zielen beginnen und sich dann durch die einzelnen Funktionsbereiche nach unten arbeiten. Das Business Value Engineering unterstützt diesen Prozess, da es eine gemeinsame Vision und ein gemeinsames Wertesystem ermöglicht, das klar formuliert ist, so dass es für alle Beteiligten die gleiche Bedeutung hat.
Die Quantifizierung der betrachteten Werte innerhalb der Software ermöglicht es Ihnen, die Projektziele klar zu kommunizieren, so dass Sie Ihre Interessengruppen von Anfang an auf die erwarteten Ergebnisse ausrichten können.
2. Wer leitet jede Phase Ihres Projekts?
Es gibt viele Dinge, die schief gehen können, wenn das Projektmanagement nicht auf dem aktuellen Stand ist. Projekte können den Zeit- und Kostenrahmen überschreiten, was sich auf den Ruf des Projektteams auswirkt und dazu führen kann, dass die Investition überdacht wird. Durch gutes Projektmanagement wird Ihre Investition geschützt und die Erfolgsaussichten erhöht.
Wir verwenden mehrere strukturierte Gutachten für eine wirksame Risikominderung und eine bessere proaktive Anleitung, was die Chancen auf einen Projekterfolg erhöht. Wir nehmen einen Vergleich mit ähnlichen Projekten vor, die wir mit anderen Kunden durchgeführt haben, bewerten die Arten von Ressourcen und Experten, zu denen Sie bereits Zugang haben, und geben eine Einschätzung darüber ab, was realistisch ist und was möglicherweise angepasst werden muss, und teilen Ihnen diese Empfehlung dann mit.
3. Wie kontrollieren Sie Ihre Projekte?
Der größte Stolperstein ist oft eine unerwartete Entscheidung während der Implementierung, die Pläne zu ändern oder das Projekt zu verlängern oder zu verkürzen. Es kann eine Herausforderung sein, die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen, wenn dies geschieht.
Durch klare, transparente Richtlinien, die die Erwartungen und die definierten Meilensteine vereinbaren, können Sie sicherstellen, dass die Lösung in regelmäßigen Abständen einen Mehrwert liefert und das Unternehmen langfristig am Ball bleiben kann, um disruptive, aber transformative Arbeitsprogramme voranzutreiben. Die Zusammenarbeit mit Experten, die sich mit der Software auskennen und die Auswirkungen auf das Unternehmen verstehen, ist der Schlüssel zu einer effizienten und einfühlsamen Vorgehensweise.
4. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Lösungskonzept den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht?
Hier kommt es darauf an, dass die richtigen Experten an der Entscheidungsfindung beteiligt werden. Personen, die über die richtige Branchen-, Produkt-, Lösungs- und Funktionserfahrung verfügen, sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Das kann eine große Herausforderung sein. Wie können Sie sicher sein, dass die Personen, die Entscheidungen treffen, die Ihre Unternehmensleistung in den nächsten 10 bis 15 Jahren beeinflussen werden, auch die richtigen sind?
Die Hinzuziehung von Experten, die prüfen können, ob der Testansatz, die Spezifikation, die Bereitschaft und die Akzeptanzkriterien die richtigen sind, ist ein guter Anfang und verbessert Ihre Fähigkeit, eine qualitativ hochwertige Lösung zu liefern, die die geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt.
5. Haben Sie Zugang zu Mitarbeitern mit den erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen für die Entwicklung und Konfiguration von IFS Software?
Es ist nicht einfach, Talente mit der richtigen Mischung von Fähigkeiten zu finden. Ihr Entwicklungsteam muss genau wissen, wie das IFS Code-Management funktioniert, wie man den Code anpasst, modifiziert, pflegt und aufbewahrt, und vor allem muss das Team die Geschäftsprozesse verstehen.
Die Wahl der richtigen Mischung aus sich ergänzenden Fähigkeiten – von zertifizierten IFS-Partnern und IFS-Teams – kann den Wert Ihres Programms steigern und die Bereitstellung von Best Practices sicherstellen. IFS Safeguarding validiert alle wahrgenommenen Kompetenzlücken, so dass Sie einen entsprechend benötigten Spezialisten mit den richtigen Fähigkeiten in das Team holen können. Dies hilft Ihnen, das Projekt mit einer Standardlösung abzuschließen, die einfach zu warten und zu aktualisieren ist.
6. Wie können Sie überprüfen, ob Ihre Infrastruktur für Ihre Zwecke geeignet ist?
Die beiden größten Herausforderungen sind hier die anfängliche Einschätzung und das Verständnis für das Bereitstellungsmodell. So kann es beispielsweise sein, dass im Unternehmen ein grundlegendes Missverständnis darüber herrscht, was es bedeutet, dass Ihre Anwendung in der Cloud läuft. Oder wenn die unternehmenseigene Hardware verwendet wird, mangelt es vielleicht an der Fähigkeit und dem Verständnis, das Ausmaß richtig einzuschätzen, was später zu Problemen führen kann.
Der Einsatz des richtigen Maßes an Tests hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und zu beheben. Wenn beispielsweise die Hardware nicht richtig dimensioniert ist und es keinen angemessenen Testansatz gibt, besteht die Gefahr, dass das Volumen der Geschäftstransaktionen die Systemleistung beeinträchtigt. Erfahrene Systemingenieure und technische Lösungsmanager können dies sehr schnell in den Griff bekommen, indem sie die Anforderungen messen, die Testansätze validieren und das Risiko gründlich eindämmen. Dies ist ein schneller Erfolg, der oft übersehen wird, und dazu beiträgt, unvorhergesehene Kosten im späteren Verlauf des Projekts zu vermeiden.
7. Wie wird das Change Management gehandhabt?
Die Akzeptanz innterhalb des Unternehmens ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt, doch wird das Change Management oft übersehen. Viele Unternehmen tun sich schwer damit, zu definieren, wer dafür verantwortlich ist und wie man es am besten umsetzt. Das System zum Laufen zu bringen, ist nur der Anfang. Sie müssen sich auch fragen: Sind die Geschäftsanwender bereit, auf eine andere Art zu arbeiten? Verstehen sie den Nutzen dieser Veränderung und den Wert, den sie für sie und das Unternehmen haben wird?
Für einige kann es recht einfach sein. Sie melden sich bei einem anderen Bildschirm an und machen mit ihrem Tag weiter. Für andere kann ein solches Projekt ihre Arbeit grundlegend verändern. Die Bereitschaft des Unternehmens, das Projektergebnis und die Auswirkungen auf die einzelnen Benutzer zu akzeptieren, und die effektive Steuerung dieser Veränderung durch das Unternehmen erhöhen die Chancen auf einen Projekterfolg.
8. Wie werden Sie den Systembetrieb nach dem Go-Live verwalten?
Die Inbetriebnahme des Projekts ist nur der Anfang. Sie müssen sicherstellen, dass die Lösung dem Unternehmen einen Nutzen bringt. Wer verwaltet die Systeme im Tagesgeschäft? Wer entscheidet, wie die Software angepasst wird, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern, und wie der Wert der Software maximiert werden kann? Dies ist unerlässlich, wenn Sie wollen, dass die von Ihnen eingesetzte Software relevant bleibt. Wenn Ihre Unternehmenssoftware nicht in der Lage ist, den Betrieb zu unterstützen, kann sie zu einem bloßen Hilfsmittel oder – schlimmer noch – zu einem Hindernis werden.
Wenn Sie schon vorher planen, wie Sie den Betrieb nach der Einführung unterstützen können, ist sichergestellt, dass Ihre Lösung für den Unternehmenserfolg relevant bleibt.
